[비영리단체 사무직-10] 문서 이름 작성 및 문서 채번하는 방법

무슨 문서 채번하는 방법을 포스팅하나 싶을 수 있겠지만

이전에 나는 이 정보가 필요했는데 없었어서 정리하기로 했다

 

지출에는 품의서(또는 기안서, 또는 내부공문), 증빙, 지출결의서가 필요하고

예산을 사용하는 단체는 정산서를 제출 할 때 지출결의서 번호가 들어간 지출목록 자료를 요청받곤한다

 

문서 채번은 지출결의서 번호를 매기는 것이다

혹시 전자결재 시스템을 이용한다면 고민 할 것도 없이 시스템에서 매겨준다

대신 자동채번의 기준은 전자결재 시스템 별로 달랐는데 '비즈메카'는 문서 종류별로 채번이 가능했고 '더존그룹웨어'는 문서 구분 없이 부서별 문서 생산 순서대로 채번되었다

어자피 어디에 제출하든 지출결의서 번호대로 정리하는 건 없어서 상관없었다 채번 되어있는게 중요했을뿐

지출목록 자료를 제출할 때에는 최근 지출이 제일 위로 보이게 정리해서 보냈고 오프라인 파일 정리할 때는 예산별로 최근 지출이 맨 위로 가게 정리했다

채번 되어있는 건 왜 중요할까? 채번은 문서의 주민번호같은 것이어서 어떤 자료가 필요할 때 해당연도의 그 번호를 치면 나올 수 있도록 했다 그래서 내가 다니는 곳의 채번은 년도가 들어갔었다 '부서명이니셜+년도-채번' 

예시) AA23-0001

 

그럼 수기결재한다면 어떻게 해야할까

결국 지출은 지출 담당자의 손을 거쳐야한다 그래서 각 사업 담당자가 지출결의서를 채번 없이 써서 결재를 받아오면

지출 담당자는 내용대로 지출하고 지출한 날짜와 채번을 기입했다

사람손으로하는건 당연히 실수가 있어서 정기적으로 누락이나 중복이 없는지 확인했다

 

글을 쓰다보니 오프라인서류만 작성하는 곳이라면 문서의 이름같은 건 딱히 상관 없을 거란 생각이 들었다

국비를 사용하는 모든 사업장은 이나라도움이라는 프로그램을 사용하고

지금부터 말하는 문서이름 작성법은 이나라도움을 사용할 때 유용했다

'지결번호 부서명-관-항-목-세목-추가설명'

예시) AA23-0001 BB부서-사업비-CC사업-홍보-베너제작비

관은 주로 인건비, 운영비, 사업비 세개로만 썼고 매년 예산이 정해지고 사업이 시작되면 예산별 문서명을 정리해서 공유했었다

 

이렇게 정리하는 게 정답은 아니고 모든 사업장의 상황은 동일하지 않으니 괜찮은 것만 차용하면 될 것이다